Можно ли включить в номенклатуру дел электронные документы

Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно. Основные положения по составлению номенклатуры дел. Содержание. Введение 3. Понятие номенклатуры дел и основные положения 5. В последней графе «Примечания» проставляются отметки о новых делах, о передаче дел в архив, о переходящих (то есть не законченных в данном году) делах, о выделении дел к . В номенклатуру дел нужно включать все дела, заводимые в организации, кроме печатных изданий (в том числе заявления работников, справки с места работы, журналы и книги учета, переписку между структурными.

В статье мы расскажем, как организация должна хранить свои электронные документы. Выясним, как и на какой носитель лучше записать электронные дела, как составить опись дел электронных документов и передать их на хранение в архив организации. Электронный архив создается при помощи специального программного обеспечения или своими силами и представляет набор упорядоченных скан-копий бумажных документов либо электронных документов организации.

Как правильно вешать на елку гирлянду

Смысл электронного архива в том, что любой работник, имеющий право просматривать тот или иной документ, знакомится с ним, не отходя от рабочего места. То, что документ уже много лет содержится в архиве, значения не имеет. Хранение электронных документов — это часть системы хранения документов организации, которая, в свою очередь, является одним из основных процессов делопроизводства.

Независимо от того, бумажный это документ или электронный, он должен храниться в течение установленных сроков. Конечно, это идеальный вариант, когда электронный архив является частью системы хранения электронных документов организации. К этому нужно стремиться, постепенно помещая электронные копии документов в специальную базу данных и тем самым формируя электронный архив.

Но это — не хранение, а всего лишь облегчение доступа. Это даже не архив в полном смысле слова, ведь в архив организации сдаются оригиналы документов, а электронный архив состоит из скан-копий. Набор скан-копий бумажных документов — это не архив. А электронный документ — это полноценный документ, а не скан-копия бумажного.

Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в информационных системах [1].

С каждым годом в организациях объем электронных документов растет. Однако количество нормативных или методических документов, посвященных хранению электронных дел, к сожалению, не увеличивается. Руководствоваться приходится только Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены приказом Минкультуры России от Правила — основной нормативный документ, в котором на сегодняшний день освещаются, хотя и не так полно, как хотелось бы, правила хранения электронных документов.

Порядок разработки и оформления номенклатуры дел

Немалый интерес представляет также Проект рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций см.

Тем не менее архивам организаций этот проект может быть полезен, так как содержит немало информации, которой больше нигде нет.

  • Как сделать торговые карточки на скидки
  • Эти документы содержат одно общее правило: электронные документы хранятся в течение тех же сроков и по тем же правилам, что и бумажные дела. Однако следует учитывать свойства и характеристики электронных носителей. Далее мы расскажем, как ввести электронные документы в учетные документы архива, как принимать их и хранить.

    С бумажным делом вопросов не возникает: оно представляет собой совокупность документов, посвященных одному вопросу. Дела могут быть:. Электронные дела также могут быть однородными и составными. Электронные документы, как и бумажные, тоже собираются в одну папку, правда электронную файл.

    Кроме файла, который содержит сам электронный документ, в папку также могут входить файлы электронных подписей [2] , метаданные электронного документа [3] — набор зависит от программного обеспечения организации.

    Формированием электронных дел, точно так же как и бумажных, должны заниматься их исполнители в структурных подразделениях. Секретарь не может точно определить, к какому делу относится тот или иной узкоспециальный документ, не знает отраслевых нормативов, определяющих сроки хранения, и т.

    на журналы

    Повторяю, всем этим должны заниматься исполнители. Секретарь берет на себя методическую и консультационную часть работы.

    В номенклатуру дел электронные документы помещаются в общем порядке. Электронные дела и документы передаются в архив организации наряду с бумажными, по общему алгоритму:. Заполняется эта опись в структурном подразделении.

    Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

    Правила составления описи. Графы описи понятны интуитивно, комментировать здесь нечего. Оформляем приложение к описи. Согласно Правилам описи электронных дел и документов имеют приложения. Приложение к описи — это внутренняя опись каждого электронного дела Пример 4.

    Как упорядочить текущее делопроизводство

    В отличие от передачи в архив документов на бумажных носителях, у которых внутренняя опись при необходимости ее составления вшивается в том, при передаче электронных дел:. Формат архивного хранения установлен Правилами Но это требование обязательно должны соблюдать государственные архивы и организации, которые являются источниками их комплектования.

    Как правильно ставить размеры на чертеже

    Коммерческие организации, большинство документов которых вряд ли когда-либо выйдет за пределы их собственного хранилища, могут использовать обычный PDF, а также другие форматы. Например, чертежи и схемы не всегда корректно отображаются в PDF, поэтому, чтобы не жертвовать качеством документа в пользу соблюдения заданного формата, целесообразно сохранить файл в любом другом неизменяемом виде.

    Неизменяемость формата. Передавая документы на хранение, особое внимание следует уделять не столько соблюдению какого-то формата, сколько тому, как этот формат обеспечивает неизменяемость файлов.

    Ни к чему дорогое программное обеспечение и посещение семинаров по ведению электронных архивов, если кто-то на рабочем месте запросто может внести поправки в файл, который давно сдан в архив. Это означает, что все задания по документу выполнены, и он может быть помещен в дело.

    В отношении электронных документов мы рекомендуем дополнить это еще одним действием — переводом документа в неизменяемый формат. Изымать его из общего доступа, конечно, не стоит, однако следует исключить любое постороннее вмешательство в форму и содержание. Как это реализовать технически, каждая организация решает сама в зависимости от используемого программного обеспечения, наличия СЭД и качества технической поддержки.

    Разумеется, организация, которая практикует электронный документооборот, быстрее выстроит систему архивного хранения электронных документов, чем та, которая обходится офисным пакетом программ, облачным хранилищем и услугами приходящего раз в неделю сисадмина. Но, так или иначе, решить эту задачу можно — было бы желание.

    Условно один носитель информации можно сравнить с одним томом бумажного дела. Нельзя записывать на один диск все дела подряд, на сколько хватит его объема. Впрочем, можно записать на один диск несколько дел, но только если это дела одного года и они имеют один срок хранения все так же, как и с бумажными томами. Что касается носителей, то ничего удобнее обычного CD-R компакт-диска с возможностью однократной записи пока не изобрели. Если появляются более совершенные носители информации, лучше перезаписать на них весь электронный архив.

    Иначе можно вообще никогда не увидеть содержимое старого носителя. Так произошло, например, с дискетами, которые до сих пор попадаются в архивах, но запустить их в условиях обычного офиса уже просто не на чем.

    Менее популярны в качестве архивных носителей информации USB-flash-накопители. Непопулярны они потому, что файлы с них легко можно удалить или заменить. Эргономичность тоже оставляет желать лучшего: если диски можно аккуратно сложить, даже не помещая в специальные короба, то флешки слишком разнообразны по форме. Как подписать носитель.

    Каждый носитель подписывается. Согласно п. Форму обложки Правила не приводят. Возможный вариант размещения на обложке компакт-диска вышеперечисленной информации может выглядеть как в Примере 5.

    Номера фонда и описей указываются на обложке только в том случае, если фондов несколько, а электронное дело внесено в опись. Описей, как мы уже выяснили, всего две: электронных дел постоянного и временных свыше 10 лет сроков хранения. Но в архив могут передаваться электронные дела и меньших сроков хранения.

    Порядок передачи электронных документов в архив организации описан в п. Алгоритм следующий:. Шаг 1: структурное подразделение готовит электронные документы для передачи в архив — самостоятельно сохраняет их в неизменяемых форматах, при необходимости формирует дела.

    Шаг 2: электронные дела записываются на обособленные носители информации каждое в двух экземплярах , для которых затем оформляются обложки.

    Шаг 3: электронные дела длительных и постоянного сроков хранения вносятся в соответствующие описи см. Примеры 3 и 4. Шаг 4: описи с приложениями передаются в архив организации на бумажном носителе. Шаг 5: архивариус сканирует все носители антивирусной программой, после чего проверяет каждый записанный файл документа тот файл, который визуализирует документ на воспроизводимость. Шаг 6: в опись дел вносится запись о приеме-передаче. Опись подписывают архивариус и работник, передавший документы в архив.

    Традиционно в архиве все принятые от подразделений дела вносятся в учетные документы — архивные описи. Обратите внимание: описи электронных дел по личному составу не существует. Все дела по личному составу ведутся в бумажном виде, и это наверняка продлится еще долго. Как заполнить архивную опись. Архивные описи электронных дел и документов заполняются по тем же правилам, что и описи обычных бумажных дел.

    Разница лишь в том, что вместо количества листов дела указывается количество мегабайт памяти, которое оно занимает.

    В Примере 6 показан образец заполнения описи электронных дел и документов временных свыше 10 лет сроков хранения. Форма описи таблица не отличается от той, что заполняли структурные подразделения при передаче электронных документов в архив см.

    Пример 3. Разница в том, что в Примере 6 представлен годовой раздел описи электронных дел и документов, общий по организации. В него архивариус сведет все сданные подразделениями документы. Обратите внимание на Пример 6: в опись в числе прочих внесены документы, которые были указаны в Примере 3. Приложения 17 и 18 к Правилам тоже имеют приложения, которые по форме повторяют внутренние описи электронных дел см.

    Пример 4. Достаточно проследить, чтобы коллеги из других подразделений передавали их при сдаче своих документов в архив. Обратите внимание: в архиве должны храниться два экземпляра каждого электронного дела на двух носителях. Логично хоть и не оговорено в нормативах , что оба носителя должны храниться отдельно друг от друга.